Toegankelijkheid

Skip to main content

Afwezigheidsbericht (out of office) instellen voor je e-mailadres

Een afwezigheidsbericht – of 'out of office' – lijkt misschien een klein detail, maar het zegt veel over professionaliteit en communicatie. Of je nu op vakantie bent, ziek thuis zit of een paar dagen off-site werkt: een duidelijk bericht zorgt ervoor dat collega’s, klanten en partners weten waar ze aan toe zijn. Gebruik je e-mail via je webhosting? Dan stel je een afwezigheidsbericht in met onderstaande uitleg.

Wat is een afwezigheidsbericht?

Vooraf stel je een begin- en einddatum en bericht in. Bij elke e-mail die je tijdens deze periode ontvangt wordt het bericht naar de verzender teruggestuurd. Zo kan je aangeven dat e-mails tijdelijk niet opgepakt worden en kun je eventueel ook een reden of alternatieve contactgegevens geven mocht een antwoord niet kunnen wachten.

Opbouw afwezigheidsbericht

Een goed afwezigheidsbericht bevat drie elementen:

  1. de duur van je afwezigheid;
  2. wat de verzender in de tussentijd kan doen;
  3. wanneer ze een reactie kunnen verwachten.

Vermeld eventueel ook een collega die kan bijspringen bij zaken die niet kunnen wachten.

Afwezigheidsbericht instellen

Als je bij Yolknet een hostingpakket afneemt wordt het webmailprogramma Roundcube meegeleverd. Hiermee kun je via de browser je e-mailaccount beheren. Je kunt onder andere berichten lezen en versturen, mappen maken en afwezigheidsberichten instellen.

Lees de stappen   of   Bekijk de video

Stappen

  1. Tik in de browser je domeinnaam in, gevolgd door '/webmail'. Bijv. yolknet.nl/webmail
  2. Log in met het e-mailadres en het bijbehorende wachtwoord.
  3. Klik in de linkerkolom op 'Instellingen'.
  4. Klik in de tweede kolom op 'Afwezigheidsbericht'.
  5. In de derde kolom zie je het dialoogvenster om een afwezigheidsbericht in te stellen.

 Vul nu minimaal de volgende velden in:

  • Onderwerp: het onderwerp van de e-mail, bijv. 'Afwezig wegens vakantie'.
  • Inhoud: de tekst waarmee je de ontvanger informeert over je afwezigheid.
  • Start tijdstip: datum, en eventueel tijd, waarop je afwezigheidsbericht moet beginnen met automatisch antwoorden.
  • Eind tijdstip: datum, en eventueel tijd, waarop je afwezigheidsbericht moet eindigen.
  • Status: zet deze op 'Aan', anders werkt het afwezigheidsbericht niet.

 Je kunt ook de optie 'Antwoordinterval' instellen om te zorgen dat iemand bij elke e-mail het afwezigheidsbericht ontvangt. Met de antwoordinterval kun je aangeven dat iemand bijv. na 2 dagen opnieuw het afwezigheidsbericht mag ontvangen.

Tip: test het afwezigheidsbericht of de instellingen werken.

Bekijk de video

Conclusie

Met een afwezigheidsbericht kun je mensen informeren dat je tijdelijk niet op hun e-mail kunt reageren. Je kunt in het bericht aangeven wanneer je weer bereikbaar bent. En een alternatief contact noemen als een reactie niet kan wachten.

En handig: in Roundcube blijft het afwezigheidsbericht bewaard, zodat je het een volgende keer opnieuw kunt gebruiken!

Gerelateerde artikelen