Toegankelijkheid

Skip to main content

Declaratieformulieren

Algemeen

Wat doet deze klant

Deze organisatie levert diensten aan mensen in de regio.

Wat was de vraagstelling

Jan, de financiële man van deze organisatie zocht een oplossing voor de problemen rondom declaraties. Elke maand geven mensen uit de organisatie het aantal uren en de kosten die ze gemaakt hebben door aan Jan zodat die de vergoeding kan uitbetalen. Dit gebeurde op verschillende manieren zoals: via Whatsapp, een online bericht, mondeling en ingeleverde bonnetjes. Voor Jan was dit maandelijks een flink uitzoekwerk, zelfs als alle informatie compleet was. Bovendien was het foutgevoelig.

Daarom was deze organisatie naast een website op zoek naar een gestructureerde manier voor de declaraties.

inlog portaal voor trainers

Wat is door Yolknet onderzocht

 We hebben onderzocht uit welke stappen het declaratieproces bestaat en welke informatie Jan nodig heeft. Ook hebben we gekeken hoe het voor medewerkers makkelijker gemaakt kon worden om hun declaraties in te dienen.

Uit de analyse bleek dat medewerkers baat zouden hebben bij een mogelijkheid om declaraties tussentijds te kunnen opslaan en na het insturen een pdf van het overzicht te genereren.

 

Wat is er opgeleverd

We hebben de website uitgebreid met een beveiligde omgeving waar medewerkers een declaratieformulier kunnen invullen. De gegevens kunnen tussentijds worden opgeslagen en later worden aangevuld. Wanneer het formulier volledig is dan wordt het verzonden naar Jan. De medewerker kan het formulier daarna niet meer bewerken, maar wel als pdf-document downloaden.

Jan ziet in één oogopslag welke medewerkers een formulier hebben ingestuurd. De informatie hoeft enkel te worden gecontroleerd en kan daarna worden verwerkt. Jan beschikt nu over een gecentraliseerd en overzichtelijk systeem waarmee declaraties consistent en efficiënt verwerkt kunnen worden.

 

Wat is de ervaring van de klant

Jan is erg tevreden met hoe het systeem werkt en de tijd die het hem bespaart. Voor de medewerkers is het een verbetering, omdat ze eenvoudig hun uren en kosten kunnen doorgeven. Het tussentijds opslaan maakt het invullen op elk gewenst moment mogelijk. Deze oplossing is eenvoudig in gebruik en declaraties worden niet meer gemist. De medewerkers en Jan hebben nu in één oogopslag alle gewenste informatie.